Verantwoordelijkheden voor trainingsbeheer gekoppeld aan de PDCA-cyclus

Om de verantwoordelijkheden voor trainingsbeheer te integreren in een overzicht dat de 'Plan-Do-Check-Act' (PDCA)-cyclus bevat, moeten we deze verantwoordelijkheden toewijzen aan elke fase van de PDCA-cyclus. Deze afstemming laat zien hoe deze taken bijdragen aan de continue verbeteringscyclus van plannen, uitvoeren, controleren en handelen in het kader van het beheren en implementeren van trainingsprogramma's. Laten we deze verantwoordelijkheden dienovereenkomstig verdelen:

Plan

1. De trainingsmatrix bijhouden: Dit omvat het bijwerken van wijzigingen in medewerkers, wijzigingen in de gevolgde trainingen en gegevens van voltooide trainingen. Het legt de basis voor planning door de huidige en toekomstige trainingsbehoeften te identificeren.
2. Trainingsplannen/-schema's maken voor nieuwe medewerkers: Op basis van de vereisten die zijn geïdentificeerd in de trainingsmatrix en eventuele aanvullende trainingen die door de supervisor zijn aangevraagd. Deze stap omvat het plannen van de specifieke trainingen die nodig zijn voor nieuwe en bestaande medewerkers.
3. De trainingsmatrix bijwerken voor nieuwe functies of trainingsvereisten: Deze anticiperende actie zorgt ervoor dat het planningsproces dynamisch is en organisatorische veranderingen en evoluerende trainingsbehoeften weerspiegelt.
4. Kwaliteitstrainingen ontwikkelen en/of aanpassen: Het plannen van de inhoud en structuur van trainingsprogramma's om aan de geïdentificeerde behoeften te voldoen.
5. Functiebeschrijvingen maken of herzien: Op basis van aantekeningen van relevante supervisors of hoger management, en het verkrijgen van goedkeuring van het management voor deze beschrijvingen.

Do

1. Kwaliteitstrainingen en -tests afnemen: De uitvoeringsfase waarin geplande trainingen aan medewerkers worden gegeven.
2. Ervoor zorgen dat alle medewerkers zijn opgeleid volgens de laatste versie van hun toepasselijke standaardwerkprocedures (SOP's): Het implementeren van het trainingsplan door ervoor te zorgen dat de vaardigheden en kennis van medewerkers up-to-date zijn.
3. Bewustwording van nieuwe medewerkers bevorderen: Door het bedrijf op de hoogte te stellen van nieuwe medewerkers en eventuele voorbereidingen die moeten worden voltooid te communiceren.

Check

1. Ervoor zorgen dat alle medewerkers de kwaliteitstrainingen voltooien die vereist zijn voor elke functie: Het monitoren en verifiëren dat de trainingsdoelstellingen worden behaald en dat medewerkers over de vereiste kwalificaties voor hun functies beschikken.
2. Supervisors waarschuwen wanneer hun medewerkers alle vereiste trainingen hebben voltooid: Dit omvat het verkrijgen van handtekeningen van supervisors om de voltooiing te bevestigen, wat dient als een vorm van controle en validatie.
3. Kopieën van ondertekende functiebeschrijvingen verkrijgen van alle medewerkers en supervisors: Ervoor zorgen dat er een wederzijds begrip en overeenstemming is over functierollen en verantwoordelijkheden.

Act

1. Alle trainingsgegevens opslaan in het kwaliteitssysteem: Deze actie zorgt ervoor dat er een gedocumenteerd spoor is van trainingsactiviteiten, resultaten en naleving. Het biedt de benodigde gegevens voor analyse en besluitvorming in de toekomst.
2. Trainingsplannen bijwerken op basis van feedback en veranderende behoeften: Gebruikmakend van de tijdens de 'Controleren'-fase verzamelde informatie om trainingsprogramma's te verfijnen en te verbeteren. Dit kan het herzien van de trainingsmatrix, het ontwikkelen van nieuwe trainingsinhoud of het aanpassen van functiebeschrijvingen omvatten.

Door verantwoordelijkheden aan de PDCA-cyclus te koppelen, wordt duidelijk hoe elke taak bijdraagt aan het voortdurende proces van het verbeteren van trainingsbeheer en effectiviteit. Deze aanpak zorgt voor een systematisch en continu verbeteringsproces in trainings- en ontwikkelingsactiviteiten binnen de organisatie.